Gérer une colocation est très facile avec Gestion Locative v2025.

Vous avez le choix entre deux types de gestion d'une location en colocation : un seul contrat de bail pour tous les colocataires ou la rédaction d’un contrat pour chacun des colocataires.


En colocation : bail individuel ou collectif ?

Si vous louez à plusieurs locataires un bien, il est recommandé d'utiliser un bail collectif avec clauses de solidarités et forfait de charges. La gestion est plus simple.

Par contre, si vous louez seulement une chambre de votre logement, il est plus simple d’utiliser un bail individuel.

Quoi qu'il en soit, Gestion Locative v2025 vous permet de générer ces deux types de bail : unique ou collectif avec les clauses de solidarités. En savoir plus sur la génération d'un contrat de location.


Bail unique avec clauses de solidarité : un seul contrat de bail pour tous les colocataires 

Dans ce mode, il vous suffit de créer un "Locataire (bail)" puis d'ajouter les colocataires à la liste. Chacun pouvant recevoir par exemple les quittances sur son propre e-mail.

Pour le loyer et les charges, vous indiquez le montant global.


Dans ce mode de colocation, chaque colocataire peut :

  • Avoir ses propres garants
  • Avoir ses propres dates d’entrée et de sortie
  • Recevoir les documents (quittances...) sur son propre e-mail


Exemple d'une gestion d'une colocation avec 2 colocataires ayant un bail unique.

Colocation : un seul bail unique pour tous les locataires



Attention

Dans le cadre d’un bail unique avec des charges au réel, la régularisation des charges doit être effectuée au prorata du temps d’occupation de chaque colocataire. Le logiciel prend en charge le calcul du prorata, mais uniquement pour l’ensemble des colocataires, sans distinction individuelle.

Toutefois, la répartition des charges entre colocataires ne relève pas du propriétaire, de la même manière que la répartition du loyer. Avec un bail unique, ce sont les colocataires qui doivent s’organiser pour répartir les montants entre eux.

En pratique, cette régularisation peut entraîner des complications, notamment en cas de départ d’un colocataire avant l’échéance annuelle. C’est pourquoi, pour simplifier la gestion et éviter d’éventuels litiges, de nombreux prorpriétaires optent pour un forfait de charges, qui reste fixe et ne nécessite aucune régularisation.

Si une répartition individuelle des charges en fonction de la durée d’occupation est nécessaire, il convient alors d’opter pour un bail de colocation individuel, où chaque colocataire dispose de son propre contrat et d’une gestion distincte des charges. Cette approche est détaillée dans la section suivante.


Bail de colocation individuel : un contrat pour chaque colocataire (conseillé)

Dans le cadre d’un bail de colocation individuel, il est nécessaire de créer autant de locations et de fiches locataire (bail) qu’il y a de colocataires.
Autrement dit, chaque bail correspond à une location distincte.

Exemple :
Si vous louez une maison comprenant 2 chambres en colocation, vous devez créer 2 locations :

  • Ma Colocation – Chambre A
  • Ma Colocation – Chambre B

Vous pourrez ensuite créer un locataire (bail) pour chaque location.


Exemple d'une gestion d'une colocation avec 2 colocataires ayant chacun leur propre bail.

Colocation : bail individuel pour chaque locataire



Comparatif synthétique pour vous aider à choisir la meilleure option selon votre situation



Mode de gestion

Avantages

Inconvénients

Bail unique
avec clauses de solidarité
  • Un seul contrat à rédiger et à gérer.
  • Gestion simplifiée : un loyer unique et, idéalement, un forfait de charges.
  • Solidarité entre colocataires, ce qui réduit le risque d’impayés.
  • Chaque colocataire peut néanmoins avoir ses propres garants, dates d’entrée/sortie et recevoir ses documents par e‑mail.
  • Régularisation des charges au prorata impossible en cas de départs en cours d’année.
  • La répartition du loyer/charges entre colocataires n’incombe pas au propriétaire ; les colocataires doivent s’organiser entre eux.
  • Risque de litiges internes entre colocataires.

Baux individuels
un contrat par colocataire
  • Contrat clair et distinct pour chaque colocataire.
  • Chaque loyer et charges peuvent être gérés séparément (pas de besoin de répartition interne).
  • Adapté pour la location par chambre et pour des entrées/sorties à des dates différentes.
  • Simplifie la gestion des départs/arrivées et la comptabilité individuelle.
  • Plus de contrats à créer et à suivre (un par colocataire).
  • Pas de solidarité entre colocataires, ce qui peut augmenter le risque d’impayés si un colocataire ne paie pas.
  • Il faut créer autant de locations que de baux dans le logiciel.
  • La licence doit être adaptée au nombre de locations gérées dans Gestion Locative v2025.

Recommandation 

Nous recommandons d’utiliser des baux individuels (un contrat par colocataire). Ce mode offre une gestion plus claire, limite les risques de litiges et s’adapte mieux aux entrées/sorties échelonnées.